DOCUMETEC: GESTOR DOCUMENTAL
DocumEtec es un módulo de gestión documental solapado con el programa de gestión GesEtec que pretende relacionar documentos con la gestión de forma sencilla, gestionar los documentos de la empresa de una forma segura y centralizada, mantener una perfecta auditoría de los procesos de los documentos, además de muchas más funcionalidades que se intentarán resumir en este informe.
– Desde Presupuesto se puede facturar tipo certificaciones controlando las faltas.
– Facturaciones automáticas de albaranes.
– Generación automáticas de la efactura.
– Firma física del cliente asociada a un albarán, es decir, el cliente podrá firmar el albarán en un tablet o un móvil y esta firma aparecerá en la impresión del albarán.
MODULOS
Se puede generar un árbol de carpetas para guardar documentos en trámites que no tengan relación con los expedientes.
Simula un árbol de carpetas como en el ordenador, pero con muchos mas controles y funcionalidades.
- Gestión de carpetas (nueva, modificar, eliminar, mover)
- Carga de documentos por conexión segura (SFTP)
- Permisos de carpetas por perfiles de usuarios
- Versionado de documentos
- Plantillas de documentos y combinación con marcadores
- Caducidad de trámites.
Una parte importante es el versionado de documentos en un trámite. En el caso de trabajar con documentos tipo doc, docx, odt,xls,ods… y que queramos modificar múltiples veces. Se guardarán todas las versiones de los documentos. Es decir, si el documento se descarga de la gestión documental se modifica y se vuelve a subir en el mismo sitio, este nunca se pisará creará una segunda versión y así n veces.
Siempre se podrá recuperar cualquier versión anterior a la final.
Se pueden crear plantillas de documentos de texto en la que se le ponen una serie de marcadores , para que al utilizarlas genere el documento combinando con los datos de la base de datos del programa. Esto es muy útil para tener plantillas de contratos, plantillas de escritos …
Perfiles con los permisos de creación, lectura, modificación y eliminación de documentos y carpetas, además imponer que solo se bajen documentos en PDF.
Cada perfil incluye los usuarios que se deseen uno o varios.
Cada perfil incluye las carpetas que se deseen una o varias.
El permiso que manda es el más restrictivo y se busca por el árbol hacia las carpetas padres, es decir, si se pone un permiso en la carpeta más alta, no hay que ponerla a las carpetas hijas.
Control de tiempos cada vez que se edita un trámite del expediente hasta que se termina la edición de este. Así se tiene el tiempo invertido en un trámite muy útil a la hora de facturar un expediente. Como los trámites pueden ser facurables y no facturables el tiempo estará separado en estos tipos. Además existe un botón para iniciar el cronometro en un expediente para controlar tiempos manuales para el caso de estudios. El tiempo se puede ver por trámites, por expedientes y por usuario. Este módulo sirve para de una forma semi automática saber las horas utilizadas por cada trámite y por cada expediente.
Los documentos de los trámites deseados se pueden publicar en web. Pudiendo un usuario si tiene permiso consultar sus documentos como por ejemplo nóminas, protocolos de seguridad…
Envíos y recepción de emails, desde los trámites se puede enviar directamente los documentos en formato original o transformarlos a PDF, y en al caso de ficheros con mucho peso que dan problemas para mandarlos por email, genera un link que el destinatario se lo podrá bajar con un link. Si el cliente utiliza el responder de email enviado este se puede incorporar automáticamente en el trámite.
La completa gestión de expedientes es la base de este programa, presenta diferentes datos para su localización, palabras claves,, cada expediente acumula cronológicamente trámites donde se guarda el documento, que se versiona como se explicó anteriormente y donde se combinan con plantillas al crear un documento nuevo.
Control de registros de Entrada/Salida en el que se le puede asociar Entidad, Clasificación, Departamento, Factura/Albarán de Proveedor/Acreedor. Esto genera una numeración secuencial. Se puede hacer en web.
Control de flujo de trabajos en expedientes, Configurables para el tipo de trámite siguiente, imponiendo el departamento, carpeta, clasificación o ubicación. Asociando un flujo de trabajo a un expediente hece que los trámites tengan que seguir un flujo de trabajo predeterminado.
Los documentos guardados en los trámites tanto tipo word o PDF legibles se indexarán para poder ser buscados por los contenidos de estos.
Para la introducción efectiva de documentos escaneados se tiene un sistema que simplemente cuando llega un documento en papel se hace un registro en el programa y se imprime una etiqueta de código de barras, esta etiqueta se coloca en la primera página de los documentos a escanear, así sucesivamente con lo documentos físicos que se reciban. Después de esta operación se escanean todos los documentos juntos, si tenerlo que hacer por separado y se le pasa un único fichero al programa y este los separa y los guarda en cada uno de los expedientes que debe de estar.
Con este módulo se ahorra una gran cantidad de tiempo en el caso de tener que escanear muchos documentos y clasificarlos.
